VAGA DE GARAGEM

Bom dia, sou sindica de um prédio, que possui uma vaga de garagem por apartamento, uma moradora nova tem um carro e o namorado também, quando o namorado vem ele quer entrar com o carro e colocar em uma vaga onde o apartamento esta vago, segundo ela a proprietária do apartamento com garagem vaga é amiga dela e autorizou o uso da garagem, posso pedir um documento formal para o uso dessa vaga, visto que todos os outros moradores fazem esse procedimento?